MS Outlook, als ein typischer Email-Klient ist sehr gut geeignet für eine personelle Kommunikation zwischen zwei Personen. Man kann ihn sicherlich zum Verschicken von Angeboten an konkrete Personen verwenden. Weniger geeignet ist er aber zum Versenden von Angeboten (Mailings) an mehrere Firmen oder Empfänger und man kann ihn gar nicht zum Verschicken von Newsletter benutzen.
Was sind die typischen Anforderungen an ein Mailingsystem?
Es ist notwendig zu wissen, ob der Empfänger wirklich unsere Email bekommen hat. Diese Information zu bekommen ist leider auch für die professionellen Mailingssysteme nicht so einfach. Aber meistens nur diese Profi-Lösungen beinhalten diese Funktion. Wenn Sie Ihre Email als unzustellbar zurückbekommen, sollten Sie diese Emails auch auswerten können.
Wenn Sie ein professionelles Mailingssystem benutzen, bekommen Sie viele wertvolle Informationen über gerade Versandtten Mailings. Sie erfahren gleich nach dem Versenden, wie viele Mailings Sie versendet haben, wie viele davon empfangen wurden und wie viele zurückgekommen sind. Die Mailingsysteme registrieren aber auch noch andere Informationen:
- Anzahl der Emails, die tatsächlich geöffnet wurden,
- Anzahl der Personen, die auf Grund des Mailings Ihre Webseiten besucht haben,
- Anzahl der Personen, die kein Interesse am Empfangen von weiteren Mailings haben,
- Auswertung der Verlinkungen, über deren die die Personen Ihre Webseiten geöffnet haben (und welche Werbung lockt die Kunden ma Besten an?)
Es ist dabei selbstverständlich, dass Ihr Verschicken von 3000 Emails nicht 6 Stunden dauern soll und nicht vom Spam-Filter abgefangen werden soll.
Beim MS Outlook sind die o.g. Kriterien kaum zu erfüllen. Eine professionelle Lösung ist aber viel cleverer gemacht und bietet noch andere Vorteile an:
- Arbeit mit der Kontaktdatenbank,
- Archivieren von Emails,
- Archivieren der Statistiken,
- Schnellerstellung von Emails durch die Benutzung von Vorlagen,
- Personalisieren des Inhalts,
- Personalisieren der Anreden,
- Deklination der Nachnamen (in Tschechisch der 5. Fall),
- Import von Kontakten aus Webseiten, CRM oder anderen Datenbanken.
Auswahl des Systems
Es existieren folgende Varianten von Mailing-Systemen:
- Open-Source-Systeme, die Sie auf eigene Server installieren können - diese Lösung ist meistens kostenlos, aber kann in der Regel nicht beim Versenden an Freemail-Adressen (Google, Yahoo, uvm.) angewendet werden, hat keine technische Unterstützung und hat meistens nur eine englische Benutzeroberfläche. Diese Lösung ist also geeignet für kleines Versenden von Mailings wo keine kommerzielle Auswertung geplant ist.
- Eigenes System - den Aufwand für die Eigenentwicklung eines solchen einfachen Systems belaufen sich auch ca. 8000 EUR. Neben diesen Kosten muss man aber noch die Zeit für die Einführung, Verwaltung und Beobachtung der White- und Blacklisten einkalkulieren, die nicht gerade niedrig sind. Dieses System können sich meistens nur sehr große Firmen und Ihre Internetshops leisten. Aber auch diese suchen sich eine bessere Lösung aus.
- SaaS-Lösung (SaaS auf Wikipedia - http://cs.wikipedia.org/wiki/SaaS) - es handelt sich um eine Host-Lösung, die Sie über Internet abrufen können. Sie brauchen sich nicht um die Aktualisierungen, Verwendung und technischen Probleme zu kümmern- Sie benutzen einfach die angebotene Software. Diese Lösung bietet auch Mailkit.de. Sie brauchen Sich wirklich nur um Ihre Darstellung der Newsletter zu kümmern- alles andere machen wir.
- Desktop Mailing-programm - ist eine Software, die Sie einfach auf Ihr Computer installieren und davon Ihre Emails versenden. Diese Programme bieten meistens viele Sonderfunktionen an, haben aber die gleichen Probleme wie MS Outlook. Mit dem Versenden von mehreren Tausenden von Emails haben diese Programme meistens große Schwierigkeiten und es dauert mehrere Stunden. Dazu besteht auch hier das Risiko, dass Ihre Emails von Freemailanbietern wie Google, oder Yahoo als Spam angezeigt werden und damit nicht empfangen werden. Es besteht ein hohes Risiko, dass Ihre Firma auf einem Blacklist erscheint und Emails von Ihnen generell verboten werden.
Finanzielle Frage
Es ist logisch, dass Sie sich fragen, ob sich die Anwendung eines professionellen Mailingsystems für Sie lohnt. Wenn Sie nur ein Paar Emails versenden, dann eher nicht. Wenn Sie aber mehr als ein Paar Hunderte von Adressen zur Verfügung haben und mindestens einmal pro Monat Ihre Emails versenden, dann brauchen Sie schon was besseres als eine Standardlösung wie MS Outlook.
Denken sie also bitte darüber nach- was ist die beste Lösung für Sie und Ihre Firma. Die meisten Marketing-Mitarbeiter, die die Propagation der Produkte wirklich induviduell lösen wollen, entscheiden sich letzendlich für die SaaS-Lösung, also eine Lösung wie Mailkit.de.
Autor: Michal Krutiš, www.h1.cz